Dropdown-Listen können die Dateneingabe erheblich erleichtern. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die Datenüberprüfungsfunktion von Microsoft Excel nutzen können, um praktische Listen in Ihren Arbeitsblättern zu erstellen.
Eine Excel-Dropdown-Liste oder ein Dropdown-Menü kann dem durchschnittlichen Microsoft Excel-Benutzer die Dateneingabe in einem Arbeitsblatt oder einer Arbeitsmappe erleichtern. Die Verwendung eines Dropdown-Menüs in Webformularen, Umfragen oder Abstimmungen kann die Eingabemöglichkeiten für eine ausgewählte Zelle einschränken, die Dateneingabe beschleunigen und Fehler bei der Dateneingabe reduzieren. In diesem Excel-Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie schnell und einfach eine Dropdown-Liste oder ein Dropdown-Menü mithilfe der Datenüberprüfungsfunktion der Tabellenkalkulationsanwendung erstellen können.
Um eine Auswahlliste in Excel zu erstellen, benötigen Sie zwei Dinge: Eine Liste von Werten (innerhalb eines Zellbereichs) und eine leere Zelle, die als Dateneingabezelle dient.
Abbildung A zeigt eine einfache Auswahlliste in einem Excel-Blatt. Um das hier gezeigte Dropdown-Menü zu verwenden, muss der Benutzer den Cursor auf die leere Zelle für die Dateneingabe (in diesem Beispiel E4) setzen und auf einen Dropdown-Pfeil klicken, um die Liste der Werte im Zellbereich A1:A4 anzuzeigen. Wenn ein Benutzer versucht, etwas einzugeben, das nicht in dieser Werteliste enthalten ist, weist Excel die Eingabe zurück.
Sie können die Schritte in diesem Tipp nachvollziehen, indem Sie ein neues Arbeitsblatt mit ähnlichen Daten wie in Abbildung A erstellen, unsere .xlsx- und .xls-Dateien zur Demonstration herunterladen oder Ihr eigenes Arbeitsblatt und Ihre eigenen Daten verwenden.
Um die Auswahlliste in unserem Beispiel zu einem Excel-Blatt hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Erstellen Sie die Datenüberprüfungsliste in den Zellen A1:A4. Sie können die Elemente auch in einer einzigen Zeile eingeben, z. B. A1:D1.
Wählen Sie die Zelle E4. (Sie können die Dropdown-Liste in fast jeder Zelle oder sogar in mehreren Zellen platzieren).
Wählen Sie Datenüberprüfung aus dem Menüband Daten.
Wählen Sie Liste aus der Dropdown-Liste der Option Zulassen. (Sehen Sie, sie sind überall.)
Klicken Sie auf das Kontrollkästchen Quelle und ziehen Sie den Cursor, um die Zellen A1:A4 zu markieren. Alternativ können Sie auch einfach die Referenz eingeben (=$A$1:$A$4).
Vergewissern Sie sich, dass die Option In-cell dropdown aktiviert ist. Wenn Sie diese Option deaktivieren, zwingt Excel die Benutzer weiterhin, nur Listenwerte einzugeben (A1:A4), aber es wird keine Dropdown-Liste angezeigt.
Klicken Sie auf OK.
Sie können die Dropdown-Liste zu mehreren Excel-Zellen hinzufügen. Wählen Sie den Bereich der Dateneingabezellen (Schritt 2) anstelle einer einzelnen Excel-Zelle. Dies funktioniert sogar für nicht zusammenhängende Excel-Zellen. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf die entsprechenden Excel-Zellen klicken.
Ein paar kurze Hinweise
Das Dropdown-Feld wird nur angezeigt, wenn Sie auf die für die Dateneingabe verwendete Excel-Zelle klicken.
Ihre Benutzer können jetzt nur eine der Optionen in der Dropdown-Liste auswählen. Wenn sie versuchen, ihre eigenen Daten einzugeben, erhalten sie eine Fehlermeldung.
Sie können diese Dropdown-Zelle in jede andere Excel-Zelle in Ihrer Kalkulationstabelle kopieren und einfügen, und Sie können so viele verschiedene Dropdowns wie gewünscht erstellen.
Ein Microsoft Excel-Bonustipp
Dieser Excel-Tipp ist in der kostenlosen PDF-Datei 30 Dinge, die Sie in Microsoft Office niemals tun sollten enthalten.
Verlassen Sie sich auf mehrere Verknüpfungen
Verknüpfungen zwischen zwei Excel-Arbeitsmappen sind üblich und nützlich. Aber Mehrfachverknüpfungen, bei denen Werte in Arbeitsmappe 1 von Werten in Arbeitsmappe 2 abhängen, die wiederum mit Arbeitsmappe 3 verknüpft sind usw., sind schwer zu verwalten und instabil. Die Benutzer vergessen, Dateien zu schließen, und manchmal verschieben sie sie sogar. Wenn Sie die einzige Person sind, die mit diesen verknüpften Excel-Arbeitsmappen arbeitet, werden Sie vielleicht keine Probleme bekommen, aber wenn andere Benutzer sie überprüfen und ändern, sind Probleme vorprogrammiert. Wenn Sie wirklich so viele Verknüpfungen benötigen, sollten Sie ein neues Design in Betracht ziehen.